Reunião online: dicas e ferramentas para trabalhar em equipe de qualquer lugar

Reunião online é um termo cuja procura no Google aumentou assustadoramente nas últimas semanas. Não podia ser diferente, já que se trata da principal maneira de manter um contato próximo com clientes e com a equipe durante esse período de isolamento social para conter o coronavírus.

Os profissionais que já haviam incorporado a prática ao seu dia a dia estão tranquilos e seguem trabalhando bem no home office. Por outro lado, aqueles que estão tendo que se adaptar e realizando reuniões pela primeira vez por causa da quarentena, têm enfrentado dificuldades.

Qual o melhor sistema para fazer uma reunião online? Existe alguma ferramenta especial que pode ser utilizada? Quais as regras de comportamento para esse tipo de encontro? Quais são as principais vantagens? E as desvantagens?

Estes são alguns dos questionamentos mais comuns sobre o tema que este artigo responde. Acompanhe!         

Não faça como a Jennifer!

Nos últimos dias um vídeo intitulado “Pobre Jennifer nunca fez reunião online” viralizou nos grupos de WhatsApp. Ele mostra uma tela com uma reunião de trabalho entre vários funcionários de uma empresa nos Estados Unidos.

Todos estão em suas casas, ouvindo o que uma colega diz, quando uma das participantes da reunião – a Jennifer do título – se levanta e vai até o banheiro levando seu computador (ou smartphone) e o posiciona tranquilamente no cômodo.

Sem se lembrar que está sendo observada pelos colegas, ela, sem cerimônia, senta no vaso sanitário, para espanto dos outros participantes, que começam a rir. “Pobre Jennifer”, diz uma colega ao fundo.

A situação engraçada que fez o vídeo viralizar mostra como muitos ainda não estão familiarizados com a ideia do encontro virtual de trabalho.

Isso, na prática, quer dizer que não basta chamar as pessoas, ligar um aplicativo. Uma reunião online é realmente simples, mas se você seguir algumas dicas, ela pode se tornar também uma ótima estratégia para dar agilidade ao trabalho.

As melhores ferramentas para uma reunião online  

Existem muitas formas de realizar uma reunião online. As melhores ferramentas com versões gratuitas para isso são: o Google Hangouts, o Zoom, o Whereby e o Skype. Confira detalhes sobre cada uma delas:

Google Hangouts

Serviço do Google que permite bate-papo em grupos de até 150 pessoas e conversa por videochamada em grupo gratuita com até 10 contatos. 

Pode ser baixado no computador ou no smartphone  (onde se chama Google Meet) e – se você usar o pacote do Google, o Suite – o serviço já fica automaticamente associado à sua agenda.

O Hangouts gera um link que pode ser compartilhado e as reuniões podem ser feitas com ou sem imagem. Basta o convidado acessar o link.

Zoom

A ferramenta valorizou tanto desde o surgimento do coronavírus que hoje a empresa, segundo o economista Ricardo Amorim, vale mais que todas as companhias aéreas americanas juntas.

O Zoom, em sua versão gratuita, permite a realização de videoconferências com até 100 participantes durante 40 minutos. Em sua versão paga, até 1.000 pessoas podem estar na reunião online.

É preciso baixar o programa para usá-lo no computador. Para o smartphone há uma versão em aplicativo.

Whereby

Antigo Appear, o Whereby é uma solução fácil para equipes pequenas. Ele permite fazer videoconferências com até quatro participantes. Para isso é preciso se inscrever na ferramenta e criar um link personalizado de uma sala de reunião. 

Para participar o convidado acessa o endereço de um computador ou de um smartphone.

Skype

O sistema mais tradicional para se fazer chamadas em vídeo ainda é uma boa opção. Ele permite a participação de 10 pessoas, a gravação das chamadas e o compartilhamento de tela.

O Skype pode ser baixado em um computador ou no smartphone. Todos os participantes precisam ter a ferramenta para poderem conversar.

O WhatsApp e o Messenger, do Facebook e o Facetime, da Apple, são opções de emergência para reuniões rápidas com uma pessoa. Eles quebram o galho, mas não são as melhores escolhas no dia a dia corporativo.

Na hora de escolher qual ferramenta usar considere a necessidade do grupo, os equipamentos que todos dispõem e os recursos necessários para o seu trabalho.

Ferramenta escolhida e agora?  

É importante entender que a reunião online não é menos importante que um encontro presencial. Também não é um momento descontraído só porque as pessoas estão distantes e (no caso da quarentena agora) em casa, geralmente, mais à vontade.  

Para não ter problemas, siga a etiqueta:

– Não atrase! Procure acessar a ferramenta ou sistema, 5 minutos antes do início da reunião;

– Vista-se de forma apropriada. Nada de pijama e roupas muito expostas. Se for uma reunião na qual seja exigido um traje formal, use um;

– Evite fazer duas coisas ao mesmo tempo. Quem está do outro lado requer a sua atenção e tentar realizar tarefas simultaneamente pode desviar o seu foco;

– Prepare-se com antecedência. Tenha uma pauta para seguir, abra arquivos, separe informações importantes e cheque a qualidade da conexão de internet antes de começar. Tudo isso ajuda a reunião a ser mais produtiva.

– Não fale enquanto outra pessoa estiver falando. Lembre-se que outras pessoas estão ouvindo e se duas falam ao mesmo tempo a informação pode se perder.  

Seguindo estas recomendações sua reunião online tem tudo para ser um sucesso!

Palavra de especialista   

As reuniões remotas fazem parte da rotina diária de Flavia Gamonar, contentpreneur, um dos nomes mais influentes do LinkedIn no Brasil e instrutora do LinkedIn Learning.

Ela conta que o surgimento de projetos em outros estados e fora do país a levaram a adotar a prática, que enxerga como uma grande vantagem, pois evita deslocamentos e gastos. “Utilizo muito o Zoom e o Skype”, afirma Flavia, cuja rotina de viagens para a realização de workshops e participação em eventos é grande.

Segundo ela, que também é autora, palestrante e professora de pós-graduação, a reunião remota evita as formalidades do encontro presencial e permite uma maior produtividade. A única desvantagem, aponta, é não poder registrar as palestras e treinamentos em fotos ao lado dos participantes.  

A reunião online na cultura da empresa    

Bianca Camargo é customer success sênior no BeerOrCoffee, um marketplace para espaços de coworking especializado em escritórios sob demanda. A realização de reuniões remotas é parte da cultura da empresa, cujos funcionários estão espalhados pelo Brasil e o mundo. Para Bianca, a principal vantagem da reunião online é a possibilidade de conexão sem barreiras geográficas.

“Por mais que eu pareça sozinha, não estou – converso com o meu time durante o dia todo e não apenas reuniões de trabalho. Já com os parceiros, é importante porque mantém a proximidade mesmo com aqueles que estão em estados mais distantes. Isso gera uma vantagem financeira, pois reduz muito o custo de viagens e o tempo de deslocamento”, avalia.

Bianca utiliza várias ferramentas para se comunicar com colegas e clientes, entre elas o Zoom, o Hangouts, o WhatsApp e o Slack. Cada uma tem um propósito.

“Há muitos aplicativos que são utilizados para estas reuniões. Uma dificuldade foi entender cada um deles e preparar as reuniões com antecedência. Então uma dica é avisar as pessoas que vão participar da reunião que se antecipem, mandando um passo a passo sobre como usar a ferramenta. Sempre que eu preciso fazer reuniões com parceiros pela primeira vez, tomo este cuidado”, ensina.

Outras dicas da profissional incluem, se posicionar próximo ao modem ou usar internet cabeada para evitar problemas de sinal, cuidados com os microfones abertos durante as reuniões e respeito absoluto ao horário.

O BeerOrCoffee, que tem o DUE Coworking como único parceiro em Bauru, possui uma visão própria sobre o uso da câmera em encontros virtuais. “Faz parte da cultura da empresa utilizar a câmera sempre aberta para fazer reuniões. Isso é excelente para criar mais conexão e fazer com que as pessoas fiquem atentas ao que estiver sendo dito”, explica a customer success.

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Se tiver alguma dúvida sobre reuniões online, deixe seu comentário no final deste artigo. Durante este período de quarentena o DUE vai divulgar conteúdos que possam ajudar todos a serem mais produtivos mesmo no isolamento. Já leu o artigo sobre a técnica Pomodoro, publicado na última semana? Leia, não perca tempo!

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Proteja-se e foco no trabalho! Até a próxima semana!

Por Gustavo Candido | Inteligência Digital – Consultoria em Estratégia e Marketing Digital