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Reunião: Como torná-la eficiente

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Reuniões são uma parte importante do cotidiano de uma empresa, mas você já reparou quantas são realmente necessárias? Ou ainda, quantas são efetivas? Algumas delas poderiam ser substituídas por outras formas de comunicação, outras, discutem o mesmo tema sem ir a lugar nenhum ou chegar a uma conclusão. Ainda, algumas estão apinhadas de funcionários que não precisam estar ali.

É por essas e outras situações que trouxemos essa lista de práticas que podem tornar a reunião da sua empresa mais eficiente.

Avalie se a reunião é realmente necessária

 Daquela velha história de “reunião que poderia ser um e-mail” a internet está cheia. Por isso avalie muito bem se os assuntos a serem discutidos não podem ser condensados em um e-mail, vídeo chamada ou comunicado interno antes de mobilizar os funcionários por um tempo que poderia ser melhor utilizado.

Pauta  

Avaliou e chegou a conclusão de que a reunião tem que acontecer? Então agora é a hora de montar uma pauta com o tema que será discutido e os principais tópicos envolvidos e enviá-las aos envolvidos. Assim, na hora da reunião todos terão tido tempo de pensar e se interar no assunto a ser discutido.

Aliás, é sempre importante checar se as pessoas convocadas para a reunião estão diretamente envolvidas na pauta discutida. 

Check in inicial

Na hora de iniciar a reunião tenha o cuidado de checar se todos os envolvidos estão conscientes do que será discutido apresentando a pauta. Ainda, comunique o que você espera alcançar com a reunião, bem como as questões que você pretende resolver.

Resultados das últimas reúniões 

Separe um tempo para ouvir os resultados de demandas  e pendências que se originaram de reuniões anteriores. Os envolvidos vão gostar de compartilhar as novidades e negligenciá-las pode ser desagradável.

Destinar alguém a fazer a ata

Nunca se esqueça de escalar alguém para fazer a Ata da reunião. Nela devem estar registradas as principais discussões e soluções encontradas, bem como qualquer comentário que possa vir a ter desenvolvimentos futuros.

A ata também pode ser um ótimo material a ser enviado para os participantes como material de apoio.

como material de apoio.

Cronometrar o tempo gasto em cada tópico 

Uma medida importante para a otimização do tempo é separar os minutos a serem destinados para a discussão de cada tópico. Mais do que isso, é necessário também respeitar essa divisão. O limite de tempo ajuda a manter o foco no que deve ser discutido, chegando assim a melhores resultados. 

Anotar as resoluções para a próxima reunião

Focar e  resoluções concretas e metas fixas é uma ótima maneira de fazer acompanhamento de resultados. Outra sugestão e registrar essas resoluções na Ata, a ser posteriormente enviada como material de apoio.

Fazer o check out

Ao final da reunião pergunte aos participantes se todos estão de acordo ou tem algo a acrescentar. Em fim, faça uma retomada dos principais pontos e resoluções, e encerre a reunião.

Aqui no DUE temos salas de reuniões à sua disposição. Faça-nos uma visita e confira os espaços que possuímos e…boa reunião !

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